合同会社エリミノは、2024年9月25日から2日間にわたって開催された「PKSHA AI Summit for Workplace」に参加しました。
職場でのAI活用をテーマにしたイベントで、当社にとっても今後の業務を考える良い機会となりました。
今回は参加のご報告とあわせて、中小企業の業務にAIをどう取り入れていくかについて、一般的な考え方を整理します。

参加のご報告

当社は、楽天市場での販売をはじめとするEC運営や物販に取り組んでいます。
EC運営の仕事には、商品ページの文章づくり、問い合わせへの対応、売上データの確認など、日々繰り返し発生する作業が多くあります。
こうした業務とAIとの関係を考えるため、職場でのAI活用をテーマにした今回のイベントに参加しました。
AIは大企業だけのものと感じられがちですが、人手の限られた中小企業にとってこそ、関心を持っておきたいテーマです。
情報を集める場に足を運ぶことは、自社の業務を見直すきっかけにもなります。

職場でのAI活用はどこまで来ているか

ここからは、一般的な状況についてお話しします。
近年は文章の作成や要約、翻訳などを行う生成AIが広まり、専門の技術者でなくても、普段の言葉で指示を出して使えるようになってきました。
以前のAI導入といえば、大がかりなシステム開発を伴うものという印象がありました。
今では、すでに提供されているサービスを契約し、小さく試すところから始められる場面が増えています。
また、社内の問い合わせ対応や資料作成、議事録の作成など、事務系の業務での活用も話題になっています。
一方で、AIの回答には誤りが含まれることがあり、そのまま使える場面ばかりではありません。
機密情報や個人情報の扱いにも注意が必要です。
導入すれば自動的に成果が出るものではなく、どの業務に、どのような確認の手順を組み合わせて使うかを考えることが大切です。

中小企業が始めやすい使い方

中小企業がAIを取り入れる場合、いきなり大きな仕組みを作るのではなく、身近な作業から試すのが現実的です。
無料で試せる範囲や有料プランの内容はサービスごとに異なり、変更されることもあるため、最新の条件は公式案内で確認してください。
たとえば、次のような使い方が考えられます。

文章のたたき台を作る

お知らせ、メール、商品説明などの下書きをAIに作ってもらい、人が内容を確認して仕上げる使い方です。
白紙の状態から書き始めるよりも、取りかかりやすくなります。
ただし、商品の説明には事実と異なる内容が混ざることがあるため、必ず人の目で確認します。
表示に関するルールがある商品では、法律やガイドラインに沿っているかの確認も欠かせません。

情報を要約・整理する

長い資料や会議のメモを要約し、要点を箇条書きにする使い方です。
複数の情報を一覧に整理する作業にも向いています。
社外秘の情報を入力してよいかどうかは、利用するサービスの規約やデータの扱いを確認したうえで判断します。

定型的な問い合わせの返信文を考える

よくある問い合わせへの返信文を、AIで下書きする使い方です。
よくある質問と回答を整理しておくことは、AIを使う場合だけでなく、担当者が変わったときの引き継ぎにも役立ちます。

社内で使い方のルールを決める

複数の人でAIを使う場合は、簡単なルールを決めておくと安心です。
入力してはいけない情報、公開前に確認する人、使ってよい業務の範囲などを、短くまとめておくだけでも役に立ちます。
最初から細かく決めすぎず、使いながら見直していく形で十分です。

小さく試して、記録を残す

どの使い方でも、まずは一つの業務に絞って試し、時間がどれくらい短くなったか、修正にどれくらい手間がかかったかを記録しておくとよいでしょう。
効果を確認できてから対象を広げていけば、無理なく定着させやすくなります。

当社がこれから取り組みたいこと

当社としては、EC運営の日々の業務の中で、AIをどう役立てられるかを考えていきたいと思います。
大切にしたいのは、AIを使うこと自体を目的にしないことです。
まず業務の流れを整理し、どこに時間がかかっているのか、どこなら人の確認を残したまま効率を上げられるのかを見極める必要があります。
お客様に届く文章や商品情報については、最終的に人が責任を持って確認するという姿勢も変わりません。
新しい技術の動きを追いながら、自社の業務に合う形を探していきます。

おわりに

AIの活用は、規模の大きな会社だけの話ではなく、中小企業にとっても身近なテーマになりつつあります。
まずは小さな業務から試し、確認の手順を決めながら進めることが、無理のない始め方です。
当社も今回の参加をきっかけに、業務の見直しを続けていきます。
EC運営や物販についてのご相談は、お問い合わせページからお気軽にご連絡ください。